Quinta Conferencia 2007


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Gestión en las Delegaciones

Artículo 61. R.I. - Secretario/a y Tesorero/a de la Delegación

  1. El/la Secretario/a y el/la Tesorero/a serán nombrados para sus cargos por el/la Presidente/a Scout de Andalucía a propuesta del/de la Delegado/a.
  2. El/la Secretario/a de la Delegación tendrá el carácter de asesor/a permanente del/de la Delegado/a en materia administrativa, y de representante en su ámbito de la Secretaría General de la Asociación, con la que mantendrá contacto frecuente para una eficaz colaboración en las funciones de Secretaría.
  3. El/la Tesorero/a de la Delegación tendrá el carácter de asesor/a permanente del/de la Delegado/a en materia económica, y de representante en su ámbito de la Tesorería General de la Asociación, con la que mantendrá contacto frecuente para una eficaz colaboración en materia de Tesorería.

Gestión de los recursos económicos y materiales de la Delegación

Llevar la gestión económica:

  • Cuentas bancarias de la Delegación.
  • Balances cuatrimestrales.

Gestión con los Grupos Scouts de la Delegación

  • Inventario.
  • Adquisición.

Apoyada por la Secretaría General Scout

  • Asesoramiento.
  • Recogida de los soportes físicos de la contabilidad de los grupos cuatrimestralmente. Facturas y recibos.
  • Sistema de contabilidad on-line para los grupos scouts y delegaciones.
  • Manual de autorización, modificación, gestión y cancelación de cuentas bancarias.
  • Inventario on-line.
  • Manual de adquisiciones y compras (inversiones).

Área de comunicación interna (apoyada por el servicio de comunicación y servicio de nuevas tecnologías de SdeA)

Velar porque existan cauces de comunicación eficaces con los grupos scouts de la Delegación.

  • Convocatoria de reuniones: coordinadores y Ramas.
  • Información que se genera en la Delegación. (web, lista de distribución, intranet, etc.)

Censo (apoyada por la secretaría y servicio de nuevas tecnologías de SdeA)

  • Protocolo de alta en la Asociación.
  • Gestión del programa on-line Impeesa.
  • Normativa del registro de reconocimientos y méritos.
  • Emisión de certificados sobre el censo.

Gestión documental de la Delegación (apoyada por la secretaría y servicio de nuevas tecnologías de SdeA)

  • Normativa sobre registro de entradas y salidas de documentos.
  • Digitalización de la documentación.
  • Registro on-line de documentación.
  • Normativa sobre registro de subvenciones.
  • Presentación de documentos ante organismos públicos y/o privados.
  • Registro de reconocimientos y méritos de la Delegación (asociados - nudo Gilwell e Insignia de Madera -, grupos)
  • Custodia de la documentación oficial de la Delegación.

Comunicación a la Secretaría General Scouts de la elección o nombramiento y datos de contacto

  • Grupo.
  • Miembros del equipo de delegación.
  • Representantes de los grupos en el Consejo Scout de Andalucía.
  • Protocolo de comunicación de elección de nuevos cargos.
  • Incorporación on-line en el programa Impeesa.

Es responsabilidad del/la delegado/a

Apoyada por los servicios de comunicación y el servicio de publicación e imagen su tarea es la comunicación con las entidades públicas o privadas de su ámbito mediante:

  • Notas de prensa
  • Manual de identidad visual.
  • Protocolos sobre cómo dirigirse en nombre de la Asociación a entidades.